Caffè d'Autore : toute logistique commence par un bon café

Le café idéal

Caffè d’Autore se définit comme une entreprise de pointe et passionnée de café. Sa principale activité consiste à fournir des services à ses partenaires et à distribuer La Spaziale, une machine à café italienne de référence dans le secteur HORECA (Hôtels, Restaurants et Cafés).

« Parmi la large gamme de services que nous offrons, notre activité principale est la vente de machines et de moulins à café, mais nous possédons également un service de maintenance pour lequel nous avons besoin de pièces de rechange. Cette activité représente une part croissante du chiffre d’affaires global et nous la considérons comme une activité stratégique pour notre entreprise. Par conséquent, nous souhaitons la renforcer », explique Roger Vilaplana, directeur du département technique chez Caffè d’Autore.

Bien que les bureaux et l’entrepôt de Caffè d’Autore soient situés à Barcelone, son vaste réseau de 150 techniciens, stratégiquement répartis dans toute l’Espagne, lui permet d’être au plus proche de l’ensemble de ses clients. Cette méthode de travail assure un service après-vente aux entreprises utilisatrices de la machine La Spaziale, par la fourniture de pièces de rechange ou la réalisation des tâches de maintenance. La technologie et l’innovation sont deux caractéristiques essentielles de l’entreprise. « Nos techniciens utilisent des tablettes depuis de nombreuses années, nous avons donc éliminé le papier dans toutes nos démarches, constituant ainsi un élément essentiel dans la numérisation de nos procédés », dit Roger Vilaplana. Caffè d’Autore s’est lancé dans un projet ambitieux qui verra le jour dans les prochains mois : l’inauguration d’une boutique en ligne depuis laquelle les clients pourront acheter des pièces de rechange. « Pour pouvoir réussir cette étape, toute notre logistique doit être parfaitement structurée », déclare le directeur du département technique.

Fonctionnement de l’entrepôt

L’entrepôt de 240 m2 de Caffè d’Autore est équipé de rayonnages pour picking Mecalux. Ils mesurent 2 m de haut et accueillent plus de 2 800 références de petites dimensions et de différentes rotations, principalement des composants et des accessoires pour machines à café.

« Nous gérons notre stock sur la base de maximums et de minimums et nous effectuons des réapprovisionnements réguliers, en donnant la priorité aux produits indispensables au bon fonctionnement du service », , affirme le directeur du département technique. « Comme il s’agit d’articles de très petite taille, leur manutention est une tâche complexe, comportant un risque élevé d’erreurs », reconnaît-il. Nous recevons chaque semaine plusieurs palettes envoyées par les fournisseurs de Caffè d’Autore (non seulement La Spaziale, mais aussi d’autres fabricants de machines à café et accessoires). Toutes ces palettes comprennent environ 350 articles qu’il faut compter, classer et stocker à l’emplacement correspondant. Selon Roger Vilaplana, « s’agissant de quantité très élevée, avant, nous avions besoin d’une journée pour vérifier les réceptions ».

Caffè d’Autore souhaitait perfectionner ses processus de stockage et de préparation de commandes, et a donc dû réorganiser la distribution de sa marchandise. « Je considère que le travail que nous faisions était très bon, mais pouvait être amélioré surtout en termes d’efficacité. C’est pourquoi, tous les services de l’entreprise ont été impliqués dans ce projet », admet le directeur du département technique. Auparavant, les produits étaient regroupés par familles et chaque emplacement était affecté à une même référence. L’inconvénient était qu’un emplacement pouvait demeurer vide jusqu’à l’arrivée de nouveaux stocks de cette référence. L’espace de stockage de l’entrepôt n’était donc pas exploité au maximum.

L’entreprise avait également des difficultés à contrôler l’inventaire. « Nos effectifs étant réduits, n’importe quel employé pouvait entrer dans l’entrepôt pour prendre des pièces de rechange », indique Roger Vilaplana. Le manque de suivi des protocoles a conduit à des ruptures de stock. Par conséquent, l’entreprise envisageait de digitaliser sa logistique et recherchait un fournisseur de systèmes de gestion d’entrepôt (WMS) reconnu sur le marché. Elle avait besoin d’un WMS optimisant les opérations et les ressources disponibles, augmentant la productivité et garantissant un environnement de travail efficace et sans erreurs. Après avoir analysé en détail les besoins de Caffè d’Autore, les experts de Mecalux ont proposé l’implantation du logiciel Easy WMS en collaboration avec Code Biting, entreprise membre du programme de partenariat Mecalux. Cette entreprise a été chargée de configurer et de paramétrer le logiciel pour l’adapter intégralement aux opérations du client, ainsi que pour réaliser la formation spécifique auprès du personnel de l’entrepôt.

Easy WMS est intégré à l’ERP Sage 200c afin que les opérations de l’entrepôt répondent aux exigences de l’entreprise. Pere Deulofeu, directeur TIC de Caffè d’Autore explique que le processus d’intégration a été « très rapide et facile. » Une base de données intermédiaire Microsoft SQL a été créée entre l’ERP et le WMS pour que les deux systèmes communiquent sur la manière de réaliser les opérations de l’entrepôt. Ce procédé a permis à l’entreprise de gagner en productivité. L’équipe a remarqué une amélioration significative au moment de dresser l’inventaire. Grâce à ce logiciel, le temps consacré à l’inventaire a été réduit de 50 %, en plus de pouvoir le faire sans interférer dans l’activité quotidienne de l’entrepôt.

Roger Vilaplana - Directeur du département technique chez Caffè d’Autore
« Grâce à Easy WMS de Mecalux, nous avons optimisé les opérations et les espaces de notre entrepôt. Nous avons également éliminé les erreurs et amélioré le service. En définitive, nous sommes plus rapides et efficaces pour répondre aux besoins de nos clients.»

Nouvelle organisation, nouvelle logistique

Caffè d’Autore a mis en œuvre Easy WMS, le WMS de Mecalux qui contrôle la réception de la marchandise, l’emplacement des articles dans l’entrepôt, le travail des opérateurs, et la préparation et l’expédition des commandes.

La réception de la marchandise

« Nous avons constaté une grande amélioration dans ce domaine », se réjouit Roger Vilaplana. La réception de la marchandise est beaucoup plus rapide : alors qu’avant il fallait un jour pour vérifier la marchandise reçue, maintenant seule quelques heures sont nécessaires, et cela, sans interrompre les autres processus de l’entrepôt. À l’aide de terminaux RFID les opérateurs suivent les instructions d’Easy WMS qui leur indique quoi faire avec chaque produit. De plus, la marge d’erreur est minimale avec ce système. L’entreprise a aussi amélioré la gestion de ses commandes en cours (celles qui ne peuvent pas être complétées tant que l’article requis n’est pas arrivé). « Le WMS donne la priorité à ce type de commandes et indique aux opérateurs de les terminer avec les produits qui viennent d’être réceptionnés pour pouvoir les distribuer dans les plus brefs délais », déclare Roger Vilaplana.

L’installation d’Easy WMS a permis à Caffè d’Autore d’introduire le système de code-barres dans l’entrepôt. « Nous avons eu la possibilité de modifier notre manière de travailler et, maintenant, les fournisseurs nous envoient les produits déjà étiquetés avec des codes-barres. Les efforts déployés en valaient la peine et, par conséquent, nous avons considérablement accéléré les réceptions », déclare le directeur du département technique.

Le stockage de la marchandise

Une fois chaque article identifié, le WMS attribue un emplacement en fonction de ses caractéristiques et du niveau de demande. Ainsi, par exemple, les articles les plus demandés sont déposés dans les zones plus accessibles pour faciliter leur entrée et sortie. Actuellement, le principe de stockage des produits est dite « aléatoire » ou encore « chaotique », c’est-à-dire que les produits à stocker n’ont pas d’emplacements prédéfinis et sont déposés au premier emplacement disponible. Malgré cette dénomination, cela n’impacte pas le fait que l’entrepôt soit parfaitement ordonné. Easy WMS attribue un emplacement à chaque produit en tenant compte de sa rotation et des emplacements disponibles dans l’entrepôt.

Le WMS connaît à tout moment le niveau du stock et son emplacement en temps réel. « Nous avons gagné en fiabilité et minimisé les dysfonctionnements dans l’inventaire, dont tous les processus dépendent », déclare Roger Vilaplana.

Un « emplacement chaotique » parfaitement ordonné

La stratégie de stockage dite « chaotique » de l’entrepôt offre les avantages suivants à Caffè d’Autore :

• L’optimisation de l’espace. L’entreprise exploite au maximum tous les emplacements libres.
• La rapidité d’exécution des tâches de stockage. Le WMS attribue un emplacement à chaque produit de manière automatique. Les opérateurs n’ont pas à apprendre par cœur la distribution du centre ni décider où déposer chaque produit.
• Une conception optimale des itinéraires dans l’entrepôt. Le WMS optimise les déplacements des opérateurs afin qu’ils parcourent la distance la plus courte pour effectuer les tâches de stockage et de préparation de commandes.
• Une plus grande précision. La supervision d’Easy WMS évite les erreurs dans la préparation de commandes et dans le réapprovisionnement des rayonnages.

Préparation et expéditionde commandes

Depuis l’entrepôt, Caffè d’Autore envoie les pièces de rechange à ses clients et à son équipe de techniciens. Ces derniers disposent de camionnettes conçues comme des entrepôts pouvant être réapprovisionnées chaque semaine, avec une gestion de stock maximum et minimum des articles. Avant de commencer la préparation des commandes, Easy WMS ordonne l’impression des étiquettes et du bon de livraison pour chacune d’entre elles. Les opérateurs préparent les commandes formées par une moyenne de 15 lignes chacune. Pour ce faire, ils parcourent l’entrepôt en suivant les consignes d’Easy WMS, qui leur indique à quel emplacement se rendre, quels articles prendre et en quelle quantité.

Les opérateurs mettent chaque article dans un sac, l’étiquettent et une fois la commande terminée, l’emballent avec le bon de livraison. Par la suite, elles sont regroupées en fonction de leur destination, qui peut être soit directement chez le client, soit les camionnettes des techniciens. Une bonne organisation de ce processus minimise les erreurs et accélère la distribution de la marchandise.

Une technologie à l’arôme de café

Caffè d’Autore est une entreprise à taille humaine, motivée par un projet ambitieux : s’assurer que des milliers de personnes commencent leur journée par une délicieuse tasse de café. Pour y parvenir, l’entreprise a toujours investi dans la technologie, qui lui permet d’effectuer un contrôle avancé de tous ses procédés, travaux et ressources. Sa chaîne logistique est complexe, puisqu’elle dispose de 2 800 références aux multiples dimensions et rotations.

Toutefois, Easy WMS de Mecalux a simplifié sa gestion, entrainant une amélioration de la productivité et de la qualité du service. Easy WMS organise non seulement toute la marchandise de l’entrepôt, mais également l’activité de stockage et de préparation de commandes. La disponibilité de la marchandise est une priorité pour Caffè d’Autore. Les plus de 150 techniciens répartis sur le territoire espagnol doivent toujours disposer de pièces de rechange nécessaires pour répondre aux besoins des clients, à tout moment.

Les avantages pour Caffè d’Autore

• Un stock toujours disponible : Easy WMS contrôle l’inventaire de Caffè d’Autore et connaît l’emplacement exact de chacune des 2 800 références stockées. Tout cela dans le but de planifier le travail et de garantir la disponibilité des pièces de rechange.
• Une solution complète : les rayonnages pour picking et Easy WMS ont complètement transformé la logistique de Caffè d’Autore. L’accès direct aux produits offert par les rayonnages et le contrôle effectué par le WMS aident à consolider toutes les commandes.
• Des réceptions dynamiques : l’entreprise a simplifié les réceptions, une des activités les plus importantes de son entrepôt. Avant, une journée était nécessaire pour vérifier les articles et, depuis l’implantation d’Easy WMS, ce procédé s’effectue en quelques heures.